En la actualidad tenemos cada vez más estímulos que requieren nuestra atención, y nos hacen perder el foco de aquellas cosas realmente importantes que debemos hacer.

Por este motivo, no debemos apoyarnos únicamente en nuestra fuerza de voluntad para llevar a cabo estas tareas pesadas y complejas, o en nuestra memoria para recordar aquello que debíamos hacer.

Cuanto más automaticemos nuestros procesos (hojas de cálculo, alarmas, listas de tareas, etc.) y menos dependamos de estas cosas que están fuera de nuestro control (memoria, fuerza de voluntad, capacidad de concentración, etc.) mejores resultados obtendremos en aquello que nos propongamos llevar a cabo.

Por este motivo, debemos recurrir a una serie de herramientas que nos ayuden en la consecución de nuestros objetivos, y que nos faciliten el trabajo que estos requieren.

Hay muchas herramientas distintas enfocadas a la productividad, todas ellas centradas para obtener resultados distintos, pero nosotros nos vamos a centrar en las siguientes cinco:

Listas de tareas

Las listas de tareas son una herramienta muy potente y a la vez muy fácil de utilizar. Consiste en realizar un listado de aquellas tareas relevantes que tengamos que hacer, permitiéndonos tenerlas identificadas y ordenadas. Los principales beneficios de esta herramienta son:

• Mejora la claridad, permitiéndonos tener una visión clara de las tareas que tenemos que realizar.
• Permite priorizar tareas, al disponer de un listado completo de todas aquellas actividades que tengamos que llevar a cabo en los distintos proyectos en los que estemos inmersos.
• Reduce el estrés al tener todas las tareas identificadas, y conocer el avance que vamos realizando a lo largo del tiempo.
• Mejora la gestión del tiempo y, como consecuencia, la productividad, al poder estimar el tiempo necesario para poder realizar cada tarea y poder realizar una mejor planificación de nuestras actividades.

Principio de Pareto

Conocido también como la regla del 80% – 20%, fue formulada por el economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto, que se dio cuenta de que el 80% de los terrenos en Italia eran propiedad del 20% de sus habitantes, o que el 80% de la fruta que se producía en su jardín era fruto de solo el 20% de las plantas.

Este principio tiene gran relevancia cuando se le relaciona con la productividad, ya que realizando solo un 20% de las tareas que tengamos pendientes, podremos llegar a obtener el 80% de los resultados que esperamos obtener.

De esta forma, y para sacarle el máximo provecho a este principio, deberemos identificar, dentro de la lista de tareas que hemos confeccionado en el punto anterior, aquellas que tengan un mayor impacto o que nos acerquen en mayor medida a los objetivos que tenemos que cumplir. Deberemos realizar estas actividades lo antes posible, para lograr el mayor avance posible realizando la menor cantidad de tareas posibles.

Hay que tener en cuenta que este principio no nos libra de tener que realizar el 100% de las tareas marcadas, pero sí que nos permite mejorar nuestra productividad realizando una mejor gestión de nuestro tiempo u optimizar los recursos de los que disponemos.

Matriz de Eisenhower

En la actualidad, disponemos de muy poco tiempo para realizar nuestras tareas y tenemos muchos estímulos externos que acaban siendo distracciones sin que nos demos cuenta. Esto sucede por no dedicar unos minutos a analizar si lo que estamos haciendo nos acerca o nos aleja de nuestros objetivos, o si son tareas importantes o no.

Esta herramienta no la vas a encontrar en ninguna web o aplicación movil que puedas descargar y directamente usar, sino que es más bien una herramienta que debes confeccionar en función de tus necesidades e intereses.

La matriz de Eisenhower, o matriz de importancia/urgencia es una herramienta que nos sirve para clasificar aquellas tareas que realicemos diariamente en función de si son importantes o no de cara a conseguir los objetivos que nos hayamos marcado a largo plazo, y en función de si son urgentes o no (tienen una fecha próxima para ser realizadas).

Con esta actividad estaremos auditando las actividades que llevamos a cabo haciendo que nos demos cuenta de qué actividades son las que debemos realizar lo antes posible (urgentes e importantes), cuales debemos programar (no urgentes pero importantes), cuales debemos delegar (urgentes pero no importantes) y qué tareas debemos eliminar (ni urgentes ni importantes).

Aquí encontrarás más información sobre esta herramienta de cara a que puedas elaborarla de la mejor manera posible.

Técnica Pomodoro

Como hemos comentado anteriormente, en la actualidad estamos rodeados de muchos estímulos externos que lo único que hacen es distraernos y alejarnos de nuestros propósitos, dificultarnos mantener el foco en las tareas que estamos llevando a cabo y hacer que estemos más dispersos.

Una de las formas de evitar esto es emplear la técnica Pomodoro, que nos indica que deberemos trabajar sin ningún tipo de interrupción y alejados de los posibles estímulos e interferencias externos para lograr mantener la concentración de manera óptima durante un período de tiempo determinado.

Esta técnica indica que deberemos trabajar durante al menos 25 minutos seguidos sin interrupciones, y posteriormente descansar durante 5 minutos. A todo este período de tiempo de 30 minutos se le llama pomodoro.

Lo ideal será trabajar hasta completar 4 pomodoros, para posteriormente tomar un descanso de entre 15 y 30 minutos.

Esta técnica es ideal para mantener la concentración durante períodos cortos de tiempo, y recompensarnos con unos minutos de desconexión, en los cuales realizaremos alguna actividad que no esté relacionada con la tarea que estamos intentando llevar a cabo. Por ejemplo, si estamos escribiendo un libro, lo ideal será que en nuestros descansos hagamos algo que no tenga que ver con la vista, como por ejemplo escuchar algo de música, de forma que desconectemos completamente de la actividad anterior.

Existen muchas aplicaciones que te ayudarán a contabilizar el tiempo que transcurre desde que comienzas la actividad hasta que terminas con el ciclo de 4 pomodoros. Algunas de estas apps podrían ser Forest, Pomodoro timer o Pomocat, aunque lo único que necesitas realmente es el cronómetro de tu móvil para poder llevar a cabo esta técnica.

Conocer la ley de Parkinson

La ley de Parkinson nos dice que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine«, lo que significa que de cuanto más tiempo dispongamos para llevar a cabo, más tiempo emplearemos, aunque no sea realmente necesario.

Esto sucede porque cuando tenemos que realizar una tarea, normalmente no pensamos en cuánto tiempo nos debe llevar realizarla, sino en cuanto tiempo tenemos para realizarla (que normalmente es más del tiempo necesario para llevarla a cabo).

Normalmente, los principales problemas que encontramos detrás de la ley de Parkinson son la falta de prioridades en las actividades que llevamos a cabo y la falta de planificación, que nos lleva inevitablemente a la procrastinación.

Ahora que sabemos qué es la ley de Parkinson y por qué sucede, vamos a ver las formas de evitarla:

• Planificar el trabajo de manera eficiente, para esto podemos establecer objetivos elaborando una lista de las subtareas que componen la tarea principal, y el principio de Pareto para poder priorizar.
• Establecer plazos exigentes, y realizar una buena planificación del tiempo empleando herramientas como la técnica de Pomodoro.
• Eliminar las distracciones, por ejemplo, evitar saltar de unas tareas a otras sin llegar a completar ninguna, o enfocándonos en tareas que no son críticas.

Conclusiones

• Elaborar listas de tareas nos permitirá ordenar las tareas que tenemos que llevar a cabo y ser capaces de organizarnos de la forma más eficiente posible para poder ser más productivos.
• El Principio de Pareto nos ayuda a establecer prioridades entre las tareas que debemos llevar a cabo, permitiéndonos enfocarnos primero en las tareas que tendrán un mayor impacto.
• La Matriz de Eisenhower nos ayuda a identificar qué cosas son realmente importantes para nosotros y qué cosas son simplemente distracciones para nosotros, pudiendo priorizar estas tareas o actividades que son importantes, y a reducir el tiempo que destinamos a las distracciones o tareas menos relevantes.
• La técnica Pomodoro nos ayuda a organizar nuestro tiempo en cajas horarias de 30 minutos (20 de trabajo y 5 de decanso) de forma que incrementemos nuestra productividad.
• La ley de Parkinson nos ayuda a comprender que a una tarea le destinaremos todo el tiempo del que dispongamos, haciendo que, aunque realmente nos lleve solo un par de horas realizarla, si disponemos de 20 horas, las empleemos todas, reduciendo nuestra productividad, por lo que deberemos establecer plazos exigentes para que no se dilate en el tiempo.

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