¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La Matriz de Eisenhower, Matriz urgente/importante o Matriz del tiempo es una herramienta de organización y gestión del tiempo que nos ayudará a clasificar las distintas tareas que tengamos pendientes de realizar en función de su urgencia y de su importancia.

Al clasificar nuestras tareas podremos realizar una toma de decisiones más eficiente y eficaz, siendo capaces de priorizar las tareas que debemos realizar y permitiéndonos ser más productivos con nuestro tiempo.

¿Cómo distinguir entre tareas urgentes e importantes?

A la hora de realizar cualquier tipo de tarea, los factores que debemos tener en cuenta son su importancia y su urgencia, ya que en función de ello planificaremos nuestros recursos para poder efectuarlas de la forma más eficiente y productiva.

Cada tarea que debamos realizar tendrá un nivel de urgencia y de importancia, por ejemplo, encontraremos tareas que son muy urgentes pero no son nada importanes, tareas que son muy urgentes e importantes, etc.

¿Qué es urgente?

Las tareas urgentes son aquellas que requieren de atención inmediata. Habitualmente estas tareas son bastante obvias, aunque por lo general no son tareas importantes. Normalmente son actividades que surgen como reacción a un estímulo.

Ejemplos de tareas urgentes son responder a una llamada telefónica o preparar una presentación que un cliente nos ha pedido para el viernes.

En su mayoría, las actividades urgentes que debemos realizar no son importantes. De hecho suele suceder lo contrario, las tareas que son urgentes nos distraen y nos alejan de aquellas tareas que realmente son importantes.

¿Qué es importante?

Las tareas importantes son aquellas que, aunque no debamos realizarlas de manera inmediata, sí que debemos llevarlas a cabo ya que nos ayudan a lograr unos objetivos largoplacistas.

Ejemplos de tareas que importantes son mejorar la alimentación o hacer más ejercicio.

Por este motivo, deberemos planificar las tareas que son importantes de forma muy cuidadosa, esto nos permitirá poder utilizar nuestros recursos de la forma más eficiente y productiva posible.

Al contrario de lo que ocurre con las tareas urgentes (reactivas), para llevar a cabo las tareas importantes debemos ser proactivos y tomar la iniciativa.

¿Cómo funciona la matriz urgente/importante?

La matriz se compone de 4 cuadrantes, que se distribuyen en función de la urgencia y la importancia de las tareas. En base a los distintos niveles de urgencia y de importancia, clasificaremos las tareas en uno de los siguientes cuadrantes:

Hacer

En este cuadrante encontramos las tareas que son urgentes e importantes, por lo que requieren nuestra atención inmediata, por ejemplo, un informe que nos ha pedido nuestro jefe para el final del día, o pagar las facturas de la luz.

Este cuadrante puede ser muy demandante y no dejar tiempo para realizar actividades de otros cuadrantes, por lo que es necesario realizar una buena planificación.

Realizar las tareas de este cuadrante puede suponer que tengamos estrés, agotamiento, y que estemos siempre saltando de una tarea a otra sin realmente pensar qué estamos haciendo.

La clave para que identifiquemos estas tareas es pensar en si realizarlas tiene efectos o consecuencias inmediatas en nuestros objetivos a largo plazo o no, y en si la tarea tiene un plazo fijado.

Programar

En este cuadrante encontraremos las tareas que son importantes y sabemos que debemos realizar ya que contribuyen a nuestros objetivos a largo plazo, pero que al no ser urgentes, ni las realizamos ni les prestamos atención.

Es clave que programemos estas tareas para poder dedicar el tiempo necesario y llevarlas a cabo, pues se trata de las tareas más «estratégicas» para nosotros.

Realizar las tareas de este cuadrante supone que nos acerquemos más a nuestra visión, que trabajemos la disciplina de realizar tareas que no son urgentes y que evitaemos distintas crisis por trabajar en aquello importante.

Delegar

Este cuadrante es el de las tareas urgentes pero no importantes. Son tareas que debemos realizar, pero que no aportan nada a nuestros objetivos a largo plazo, por lo que deberemos delegarlas y dejar que otra persona se encargue de ellas para que podamos enfocarnos en los cuadrantes de «hacer» y «programar».

Realizar las tareas de este cuadrante pueden suponer que nos enfoquemos en exceso en el corto plazo, que consideremos que las metas y planes a largo plazo no valen la pena, o que sintamos que no tenemos el control, ya que estas tareas suelen ser resultado de distracciones externas.

Eliminar

En este cuadrante encontramos aquellas tareas que ni son importantes, ni son urgentes, y además no nos aportan ningún valor real, por lo que deberemos eliminarlas de nuestra lista de cosas que hacer.

Realizar las tareas de este cuadrante implica que somos personas irresponsables y puede suponer que nos despidan o que dependamos completamente de las órdenes de otras personas.

Beneficios de usar la matriz de Eisenhower

Organizar nuestras tareas en esta matriz tiene una serie de beneficios a la hora de gestionar y organizar nuestro tiempo y de priorizar las distintas actividades que tenemos que hacer o los objetivos que queremos cumplir:

• Mejora nuestra rganización al ayudarnos a priorizar las actividades de forma efectiva.
• Reduce el estrés y la ansiedad al enfocarnos en las tareas que están alineadas con nuestros objetivos.
• Mejora nuestra productividad al eliminar aquellas tareas que no nos aportan valor.
• Nos ayuda a optimizar el tiempo, permitiéndonos visualizar aquellas tareas que debemos llevar a cabo.
• Nos aporta una mayor claridad mental, al haber redactado las distintas tareas que llevamos a cabo a lo largo de nuestro día.

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